مکانیزه کردن رسید و حواله کالا در انبار

ورود و خروج کالا در انبار در واقع اصلی ترین فرایند انبار به حساب می آیند. برای مدیریت صحیح انبار، لازم است ورود و خروج هر کالایی بلافاصله در اسناد انبار ثبت و ذخیره شود. در گذشته این اسناد به صورت دستی در دفاتر کاغذی ثبت می شدند. در روش های سنتیِ ثبت اطلاعات، احتمال بروز اشتباه بسیار بالاست، علاوه بر اینکه بازیابی و دسترسی اطلاعات در دفاتر کاغذی بسیار سخت و گاها غیر ممکن است. امروزه سیستم های مکانیزه و هوشمند ثبت اطلاعات فرایند صدور اسناد انبار را بسیار ساده کرده‌اند. در ادامه در خصوص نحوه مکانیزاسیون رسید و حواله کالا در انبار توضیح داده خواهد شد.

هر کالایی که تامین کننده به سفارش انباردار ارسال می کند به محض ورود به انبار، باید مشخصاتش ثبت شود. برای ثبت اطلاعات روش های مختلفی وجود دارد:

در دو روش اول، یک نفر نیروی انسانی وظیفه ثبت مشخصات کالای رسیده به انبار را بر عهده دارد. در روش اول علاوه بر احتمال ثبت اشتباه اطلاعات، احتمال مخدوش و یا گم شده اطلاعات، ناقص وارد شده اطلاعات، دسترسی و فراخوان کردن اطلاعات نیز بسیار دشوار و زمانبر است. اما در روش دوم یعنی ثبت اطلاعات در نرم افزار کار را تا حدودی ساده کرده است. انبارداران به راحتی می توانند با فیلترهای مختلف گزارشات انبار را در دست داشته باشند (به شرطی که این اطلاعات درست باشد) در این روش 2 چالش بزرگ ورود دارد:

• وارد کردن مشخصات محصول در نرم افزار توسط نیروی انسانی بسیار زمانبر است.

• انبارهایی که از نرم افزار های این چنینی استفاده می کنند با مفهوم ناخوشایند "مغایرت بین انبار واقعی و انبار سیستمی"  مواجه می شوند. این انبارها در دوره های یک ساله یا شش ماهه و یا حتی زودتر، مجبورند کل موجودی انبار را  دو الی سه بار بشمارند و مغایرت های بین موجودی واقعی انبار و موجودی ثبت شده در نرم افزار را شناسایی کنند، که به این عمل انبار گردانی گفته می شود.

اکثر افراد زمانی که کلمه مکانیزاسیون را می شوند ناخودآگاه انباری را تصور می کنند که پر ماشین آلات صنعتی، نوار نقاله، ربات و .... است. در حالی که وقتی صحبت از مکانیزاسیون انبار می شود، عمدتا هدف هوشمند کردن سیستم مدیریت انبار است، یعنی دخالت نیروی انسانی در ثبت اطلاعات و امور انبار به حداقل برسد.

سیستم های انبارداری مبتنی بر بارکد یکی از روش های مکانیزه کردن انبار می باشد. در این روش شناسایی و ثبت اطلاعات به کمک ابزارها و تجهیزات مخصوصی انجام می شود. سرعت و دقت این تجهیزات و ابزار ها برای شناسایی و ثبت اطلاعات در مقایسه با نیروی انسانی قابل مقایسه نیست. سیستم های مبتنی بر بارکد می توانند تنها با اسکن یک بارکد در کسری از ثانیه برای تک تک کالاهای موجود روی یک پالت سند رسید صادر کنند.

در سیستم های مبتنی بر بارکد هر کالایی دارای یک شناسنامه و یک کد شناسایی و یا به اصطلاح شماره سریال می باشد. شماره سریال به صورت یک بارکد یک بعدی یا دو بعدی روی لیبل پشت چسبدار چاپ می شود و روی کالا چسبانده می شود. به این فرایند فرایند لیبلینگ گفته می شود. یعنی وقت کالای وارد انبار می شود برای آن کالا با استفاده از نرم افزار لیبلینگ، یک شماره سریال تعریف می شود. این شماره سریال معمولا حاوی اطلاعات مربوط به مشخصات محصول می باشد، اگرچه که این سریال را به صورت رندوم نیز می توان تولید کرد. به این ترتیب کالا در سیستم مدیریت انبار دارای شناسنامه می شود. از این مرحله به بعد تمام فرایندهای مربوط به کالا تنها با اسکن بارکد آن با استفاده از دستگاه بارکد خوان و یا هندهلد در سیستم ثبت می شود. یعنی زمانی که کالا وارد انبار می شود برای اینکه کالا به موجودی انبار اضافه شود و رسید کالا برای آن صادر شود، کافیست بارکد آن اسکن شود. در نتیجه معضلی که در سایر سیستم های مدیریت انبار در بالا ذکر شد، در سیستم های مدیریت انبار مبتنی بر بارکد به خوبی برطرف شده است.

هنگام آماده سازی و خروج نیز به همین ترتیب فقط کافیست بارکد کالا اسکن شود و حواله خروج برای کالا صادر شود و از موجودی انبار کسر شود. معمولا در ایستگاه های خروجی و یا هنگام آماده سازی محصول از دستگاه هندهلد استفاده می شود دستگاه های هندهلد، علاوه بر اینکه می توانند بارکد روی کالا را اسکن کنند، دارای سیستم عامل نیز می باشند و نرم افزارهای انبار بر روی آنها قابل نصب می باشد. اپراتور می تواند در دستگاه هندهلد خود وارد نرم افزار شود، با انتخاب گزینه صدور حواله خروج تنها با اسکن بارکد، حواله خروج صادر کنند. بعضی از مدل های این دستگاه ها به گونه ای هستند که با استفاده از مچ بند قابل نصب بر روی مچ اپراتور هستند در نتیجه هیچ محدودیت حرکتی برای افراد ایجاد نمی کنند. اگرچه دستگاه های بارکدخوان بیسیم نیز قابلیت های مشابهی دارند با این تفاوت که این دستگاه ها تنها اطلاعات را ثبت می کنند و برای آنالیز نیاز به کامپیوتر میزبان دارند، که نرم افزار انبار روی آن نصب است. بارکدخوان های بیسیم اطلاعاتی را که ثبت کرده اند با استفاده از فناوری بلوتوث یا وای فای به کامپیوتر انتقال می دهند.